「明天公司要5S檢查喔!!」群組對話框裡跳出這一句，朋友的公司，是個知名的知識服務型公司，早年我也待過。5S是一個工廠現場的管理手法，五個步驟項目的日文拼音都是S開頭，所以稱5S，意思分別是整理、整頓、清潔、清掃、紀律，生產線重效率，每個工作站每pcs的作業時間，也就是 30秒到一分鐘左右 (太長了也不好記住動作順序)，加上工作現場物料多，空間也不大，所以完全防呆級的秩序就顯得很重要了，直覺式的工序/物料擺放、顏色管理、目視管理，就一一現身成現場管理的基本作法，系統化的包裝起來，就是5S，若錯料缺料一目了然、不該出現的東西一出現就秒被抓出，所以現場/地板的，就會有很多的框框線線在那，也許上頭還會有文字，或是框框的形狀就完全符合那工作設備，讓你沒有錯置的機會，一般的工廠、營建工地，牽涉到料、設備的，都很適用。
而這套作法也被不少管理者移到辦公室用，早年我在工廠上班，因為桌面太亂，所以位子就給換到廠長面前，不得以我只好在桌下放個箱子，只要一離開位子，桌面的東西就掃進那箱子裡去。當時我做的是持續改善，就是透過現場觀察、數據分析等去找出改善優化點，然後規畫一個作法去實現它，簡單說就是動腦燒腦，所以，桌面太乾淨就變成了是個惡夢。文首提及的公司，他們的作法印象中是拍照，框一些基本原則下你自己把桌面的東西弄成一個秩序，然後拍成比對照，之後5S稽查員就會拿這照來檢查，位置不對的就開你一張紅單，當然，少不了我的。經過這兩次的打擊，某一天的夜深人靜，我就整理了一下這問題，得出了下圖的答案，用的是工具-目的的邏輯來解析，工廠需要順產，所以5S工具好用，可以快速的找到對的料加工生產、有問題馬上看就知出在哪；那辦公室呢?! 目的可能是生出一個計劃、一個影片、或開發一個產品，那用5S可以順產嗎?! 快速的找到原子筆、釘書機嗎?! 當然沒啥用! 還是馬上可以在桌上的某個冊子裡翻到可用的參考案例，但幫助順產的東西好似都在電腦裡耶、或前輩的腦裡，工廠5S的觀念，換到辦公室的個人場域，一樣是穩住生產的品質及效率，就該變成KM知識管理了。其實那公司當時也有標案KM，彼時我要標一個案子，進去裡頭找類似的計畫要參考，一用發現系列查出來的內容不大對，去電TK單，給我的答案居然是，那你來找紙本呀!
而實際上，KM平台在建構時，也是類似5S，從這個知識值得保留，又是歸那類，放在哪個路徑上開始，而不一樣的是，知識跟知識的衝擊會產生進化的火花，進而產生新的知識、甚形成智慧，下圖就是KM知識管理架構中，很重要的知識階層 (另有知識螺旋的專有名詞)，也就是說工廠的5S，就是讓你準確的把對的料加工生產，要求的是標準化，不能有意外；而KM的最高階層，反而就是希望有意外，透過衝擊、刺激去產生新知識、或內化成智慧。
這邊也補充一下KM知識管理架構中，要中之要的知識螺旋，原型有點難懂，大家有興趣網路上應也查的到，以下是可行實戰版，精神一樣，但調的白話點。就是透過這個螺旋，讓資料/資訊變成知識、然後內化成智慧，再產生新的知識，上下兩圖併一起，也是說的通。
接著跟大家介紹KM的工具，也就是上圖右下的知識地圖、專家黃頁、和社群，望文生義，知識地圖可以想成就是一個樹狀的發散圖，檔案總管一般，你可以透過搜尋或從類別去找到你要的知識情報；專家黃頁，就是活體知識，告訴你哪種問題可以去問哪個專家；社群呢?! 就是眾人激盪出火花。以下是藉由產業KM的應用，來說明各工具的用法、及對應解決的痛點。
寫到這，希望大家對5S到KM的轉進，有多一點認同與認識，接著我們進入第二個主題，把 KM放在新創培育這事上。
企業的培育不外是課堂的實體訓練，或是叫你到某網站去上網路 e-learning，接著配一個師傅/學長姐帶你一段時間的OJT (on job training)，那KM跟這些工具不同在哪呢?! 說明如下表，關鍵字就是
更新、轉動、持續
如果以學公司既有、市場既有、跟市場全新東西來比，新人的第一年可能是 9:1:0，兩年後可能是5:3:2，五年後可能是 2:5:3。但換到新創培育，可能只有後兩項，而且後兩項的知識情報還快速變動著，這時，如上圖說明，KM的應用價值就大大提高了。
好，那我們開始試著在新創培育體系，置入KM架構，首先，把要中之要的知識螺旋架起來，馬上就發現不行，因為KM的設想載體是公司，一家公司會有很多人，待好多年，公司也會活著很多年，所以可以一直螺旋，但在新創培育機構，通常就幾隻人，然後團隊來來去去，不會久待，頂多旋個一圈就離開了，那該怎辦?!簡單，就每一圈都回到中心就好了，亦即，累積在營運機構，以下是我調改後的架構。
而這架構發展到最後，就是量大為王。