「明天公司要5S檢查喔!!」群組對話框裡跳出這一句,朋友的公司,是個知名的知識服務型公司,早年我也待過。5S是一個工廠現場的管理手法,五個步驟項目的日文拼音都是S開頭,所以稱5S,意思分別是整理、整頓、清潔、清掃、紀律,生產線重效率,每個工作站每pcs的作業時間,也就是 30秒到一分鐘左右 (太長了也不好記住動作順序),加上工作現場物料多,空間也不大,所以完全防呆級的秩序就顯得很重要了,直覺式的工序/物料擺放、顏色管理、目視管理,就一一現身成現場管理的基本作法,系統化的包裝起來,就是5S,若錯料缺料一目了然、不該出現的東西一出現就秒被抓出,所以現場/地板的,就會有很多的框框線線在那,也許上頭還會有文字,或是框框的形狀就完全符合那工作設備,讓你沒有錯置的機會,一般的工廠、營建工地,牽涉到料、設備的,都很適用。
而這套作法也被不少管理者移到辦公室用,早年我在工廠上班,因為桌面太亂,所以位子就給換到廠長面前,不得以我只好在桌下放個箱子,只要一離開位子,桌面的東西就掃進那箱子裡去。當時我做的是持續改善,就是透過現場觀察、數據分析等去找出改善優化點,然後規畫一個作法去實現它,簡單說就是動腦燒腦,所以,桌面太乾淨就變成了是個惡夢。文首提及的公司,他們的作法印象中是拍照,框一些基本原則下你自己把桌面的東西弄成一個秩序,然後拍成比對照,之後5S稽查員就會拿這照來檢查,位置不對的就開你一張紅單,當然,少不了我的。經過這兩次的打擊,某一天的夜深人靜,我就整理了一下這問題,得出了下圖的答案,用的是工具-目的的邏輯來解析,工廠需要順產,所以5S工具好用,可以快速的找到對的料加工生產、有問題馬上看就知出在哪;那辦公室呢?! 目的可能是生出一個計劃、一個影片、或開發一個產品,那用5S可以順產嗎?! 快速的找到原子筆、釘書機嗎?! 當然沒啥用! 還是馬上可以在桌上的某個冊子裡翻到可用的參考案例,但幫助順產的東西好似都在電腦裡耶、或前輩的腦裡,工廠5S的觀念,換到辦公室的個人場域,一樣是穩住生產的品質及效率,就該變成KM知識管理了。其實那公司當時也有標案KM,彼時我要標一個案子,進去裡頭找類似的計畫要參考,一用發現系列查出來的內容不大對,去電TK單,給我的答案居然是,那你來找紙本呀!
而實際上,KM平台在建構時,也是類似5S,從這個知識值得保留,又是歸那類,放在哪個路徑上開始,而不一樣的是,知識跟知識的衝擊會產生進化的火花,進而產生新的知識、甚形成智慧,下圖就是KM知識管理架構中,很重要的知識階層 (另有知識螺旋的專有名詞),也就是說工廠的5S,就是讓你準確的把對的料加工生產,要求的是標準化,不能有意外;而KM的最高階層,反而就是希望有意外,透過衝擊、刺激去產生新知識、或內化成智慧。
這邊也補充一下KM知識管理架構中,要中之要的知識螺旋,原型有點難懂,大家有興趣網路上應也查的到,以下是可行實戰版,精神一樣,但調的白話點。就是透過這個螺旋,讓資料/資訊變成知識、然後內化成智慧,再產生新的知識,上下兩圖併一起,也是說的通。
接著跟大家介紹KM的工具,也就是上圖右下的知識地圖、專家黃頁、和社群,望文生義,知識地圖可以想成就是一個樹狀的發散圖,檔案總管一般,你可以透過搜尋或從類別去找到你要的知識情報;專家黃頁,就是活體知識,告訴你哪種問題可以去問哪個專家;社群呢?! 就是眾人激盪出火花。以下是藉由產業KM的應用,來說明各工具的用法、及對應解決的痛點。
寫到這,希望大家對5S到KM的轉進,有多一點認同與認識,接著我們進入第二個主題,把 KM放在新創培育這事上。
企業的培育不外是課堂的實體訓練,或是叫你到某網站去上網路 e-learning,接著配一個師傅/學長姐帶你一段時間的OJT (on job training),那KM跟這些工具不同在哪呢?! 說明如下表,關鍵字就是
更新、轉動、持續
如果以學公司既有、市場既有、跟市場全新東西來比,新人的第一年可能是 9:1:0,兩年後可能是5:3:2,五年後可能是 2:5:3。但換到新創培育,可能只有後兩項,而且後兩項的知識情報還快速變動著,這時,如上圖說明,KM的應用價值就大大提高了。
好,那我們開始試著在新創培育體系,置入KM架構,首先,把要中之要的知識螺旋架起來,馬上就發現不行,因為KM的設想載體是公司,一家公司會有很多人,待好多年,公司也會活著很多年,所以可以一直螺旋,但在新創培育機構,通常就幾隻人,然後團隊來來去去,不會久待,頂多旋個一圈就離開了,那該怎辦?!簡單,就每一圈都回到中心就好了,亦即,累積在營運機構,以下是我調改後的架構。
而這架構發展到最後,就是量大為王。